Presupuestos que se enfrían
Se emiten y nadie vuelve a contactar a tiempo. No hay lista clara de pendientes ni motivos de rechazo. El seguimiento depende de la memoria de recepción.
Capa de CodeSpartan · No sustituye tu software clínico
La clínica no pierde pacientes. Pierde el hilo.
DentalFlow automatiza el seguimiento de presupuestos pendientes, la confirmación de citas y la recuperación de huecos. Recepción solo interviene cuando el paciente responde o hace falta una llamada.
- Sin historia clínica
- Sin chatbot que diagnostique
- 4 semanas · métrica clara
Panel de pendientes
HoyBudget
Presupuesto implantes · 2.450 €
Sin respuesta · día 5 · 2º mensaje listo
Agenda
Cita higiene · mañana 10:30
Confirmación pendiente · recordatorio 24 h
Recovery
Cancelación · hueco 16:00
Tarea creada · cubrir hueco
Respuesta
Paciente solicita financiación
Intención real · asignar llamada
18
Pendientes
7
Respondieron
12
Confirmadas
El problema
El seguimiento depende de quién esté en recepción ese día
Las clínicas no fallan por falta de pacientes. Fallan por seguimientos manuales, comunicaciones dispersas y falta de trazabilidad. DentalFlow ataca exactamente eso.
Confirmaciones manuales y ausencias
Llamadas repetitivas, pacientes que olvidan la cita y huecos difíciles de cubrir. La agenda se desaprovecha y recepción se satura.
Oportunidades sin dueño
Cancelaciones tardías, no-shows y presupuestos «lo está pensando» se pierden sin un proceso que reasigne la acción al momento adecuado.
Tres flujos, un motor
Misma base. Tres problemas concretos.
No es un CRM generalista ni un ERP dental. Es seguimiento estructurado: casos, estados, comunicaciones y métricas.
1Budget
Presupuestos que no se enfrían
Secuencias de contacto hasta que el paciente responde o el caso se cierra con motivo.
Flujo
- 1Creas o importas el presupuesto y asignas responsable
- 2El sistema programa contactos (día 2, 5, 10…)
- 3El paciente responde por enlace: llamada, info, financiación, rechazo o cita
- 4La clínica recibe una tarea solo cuando hay intención real
Métricas
- Tasa de respuesta
- Tasa de aceptación
- Importe recuperado
- Motivos de rechazo
Capa IA: La clasificación de respuestas y el borrador del siguiente mensaje pueden ayudarse de IA, siempre con revisión humana. Nunca decide tratamientos.
2Agenda
Citas que se confirman sin llamar a todos
Recordatorios configurables. El paciente confirma, cancela o pide cambio. Vosotros veis el estado en tiempo real.
Flujo
- 1Importas o creas la cita en el flujo
- 2Recordatorios a 72 h, 24 h y 3 h (configurable)
- 3Respuesta por enlace, sin app ni contraseñas
- 4Si cancela, se crea tarea para intentar cubrir el hueco
Métricas
- % de confirmación
- Ausencias evitadas
- Cancelaciones con antelación
- Horas de recepción
Capa IA: Prioriza qué citas requieren llamada humana. El resto del trabajo lo hace el flujo.
3Recovery
Huecos y oportunidades con dueño
Cancelaciones, no-shows y presupuestos fríos dejan de quedar en el aire.
Flujo
- 1Detecta cancelación o ausencia y abre tarea al momento
- 2Reactiva casos «no responde» o «lo está pensando»
- 3Asigna responsable y canal preferido del paciente
- 4Registra resultado y cierra el ciclo con trazabilidad
Métricas
- Huecos recuperados
- Importe reactivado
- Tiempo hasta la acción
- Casos cerrados con motivo
Capa IA: Sugiere cuándo recontactar según el historial — sin bombardear al paciente.
Cómo encaja
No migráis. Añadís una capa de seguimiento.
DentalFlow no reemplaza tu software de gestión ni la historia clínica. Se sitúa al lado: importa lo mínimo, automatiza el seguimiento y devuelve tareas accionables.
Software clínico
Agenda · presupuestos
CSV / carga
Importación mínima
DentalFlow
Casos · flujos · comunicaciones
Email / SMS / WhatsApp
Paciente responde
Panel + métricas
Solo excepciones
Entráis con lo mínimo
CSV, Excel o carga manual. Webhook si vuestro software lo permite. Sin integración profunda el primer día.
Corre el seguimiento
Casos, estados, plantillas y recordatorios. Correo primero; SMS y WhatsApp opcionales. Todo queda registrado.
El paciente responde fácil
Enlace seguro, sin apps ni contraseñas. Confirma, pide información o una llamada en un toque.
Vosotros veis excepciones
Panel de pendientes, tareas con intención real y métricas que se pueden defender en reunión.
Privacidad
Datos mínimos. Sin historia clínica.
El producto se limita a lo operativo para seguimiento y comunicación, con consentimiento, tokens que caducan y aislamiento por organización.
Sí tratamos
- Identificación mínima del paciente
- Datos de contacto y preferencia de canal
- Referencia e importe del presupuesto
- Tipo general de tratamiento
- Estado del caso y citas
- Historial de comunicaciones
No tratamos
- Historia clínica
- Diagnósticos
- Radiografías e informes médicos
- Datos clínicos sensibles innecesarios
Encaje
¿Es para tu clínica?
Cliente ideal
- Clínica independiente o grupo pequeño
- Entre 2 y 10 gabinetes
- Volumen relevante de presupuestos
- Recepción saturada de llamadas y WhatsApp
- Gerente o propietario implicado en resultados
- Voluntad de medir durante 4 semanas
Mejor no (por ahora)
- Buscáis historia clínica o agenda completa
- Queréis un chatbot que diagnostique
- No hay métrica ni responsable del piloto
- El dolor ocurre dos veces al año
- Solo queréis «ver qué hace la IA»
- Dependéis de una integración imposible el día 1
Piloto
Cuatro semanas. Una métrica. Datos vuestros.
No cerramos con una promesa de porcentaje. Configuramos, usáis el flujo con casos reales y al final miramos juntos si ahorra horas o mueve ingresos. Si no, lo decimos.
Alcance
- Una clínica
- Uno o dos tipos de tratamiento
- Hasta 100 presupuestos
- Recordatorios de citas para una agenda
- Correo, SMS y WhatsApp opcional
- Panel básico + acompañamiento 4 semanas
Lo que medimos
- Respuestas obtenidas
- Presupuestos recuperados
- Citas confirmadas
- Ausencias evitadas
- Horas de recepción ahorradas
Ecosistema CodeSpartan
DentalFlow es producto. Detrás hay taller.
Forma parte de CodeSpartan: ingeniería, cloud y automatización con criterio. Si el piloto encaja, escalamos producto. Si necesitáis algo a medida o infraestructura moderna, estas son las puertas.
Piensa. Crea. Escala.
codespartan.es
Consultoría y producto a medida
Arquitectura, digitalización e ingeniería. Partner técnico cuando el problema no cabe en un módulo estándar.
Visitar codespartan.es →codespartan.cloud
Cloud, IA y plataformas
Stack cloud, automatización e IA aplicada. El contexto natural de productos verticales como DentalFlow.
Visitar codespartan.cloud →FAQ
Preguntas frecuentes
¿Sustituye al software de la clínica?+
No. Es una capa de seguimiento. Importamos lo mínimo y no tocamos historia clínica ni facturación.
¿Es «otra IA milagro»?+
Si buscáis un chatbot que diagnostique, esto no es. La IA, cuando se usa, clasifica respuestas o sugiere el siguiente mensaje con revisión humana. El valor principal es el proceso de seguimiento, no el modelo.
¿Hace falta WhatsApp o SMS?+
No. Empezamos por correo. SMS y WhatsApp son opcionales si los usáis y hay consentimiento del paciente.
¿Qué datos de salud guardáis?+
Ninguno clínico innecesario: identificación mínima, contacto, referencia de presupuesto, importe, tipo general de tratamiento, estado, citas y comunicaciones.
¿Qué pasa al cerrar las 4 semanas?+
Revisamos las métricas acordadas. Con datos decidís si tiene sentido producto, un ajuste o no continuar. Preferimos esa conversación a una demo eterna.
¿Quién está detrás?+
CodeSpartan. DentalFlow es el vertical dental; codespartan.es cubre consultoría y codespartan.cloud cloud e IA.
Si el proceso duele cada semana, tiene sentido medirlo.
Piloto de cuatro semanas. Alcance cerrado. Métrica acordada al inicio.